Perché le mie email finiscono nella cartella spam?

Risposta rapida

Hai inviato un preventivo importante a un cliente.

Oppure una fattura.

O semplicemente un'email che ti aspettavi venisse letta.

Qualche ora dopo scopri che non è mai arrivata nella posta in arrivo. È finita nella cartella spam.

Se ti è successo, non preoccuparti.

Nella maggior parte dei casi il server di posta funziona perfettamente. Il problema è che servizi come Gmail, Microsoft 365 o Yahoo analizzano numerosi fattori prima di decidere se un messaggio debba comparire nella posta in arrivo oppure nella cartella spam.

La buona notizia è che molte delle cause più comuni possono essere identificate e corrette.

Sintomi più comuni

Questo problema si presenta generalmente in uno o più dei seguenti modi:

• Alcuni clienti ricevono le tue email, mentre altri no.
• Gmail inserisce i tuoi messaggi nella cartella spam.
• Outlook mostra avvisi relativi al mittente.
• Le email inviate dal telefono funzionano peggio di quelle inviate tramite webmail.
• Preventivi o fatture non arrivano mai al destinatario.
• Il problema è iniziato dopo aver cambiato provider di posta elettronica, hosting o configurazione DNS.

Cause più comuni

Esistono molte ragioni per cui un'email perfettamente legittima può essere classificata come spam.

Le più frequenti sono:

• il dominio non dispone di un record SPF configurato correttamente;
• DKIM non è attivo oppure non corrisponde alla configurazione DNS;
• non è stata pubblicata una politica DMARC, oppure è configurata in modo errato;
• la casella di posta è stata compromessa oppure sta inviando un numero anomalo di messaggi;
• il programma di posta utilizza un server SMTP errato;
• il dominio o il server hanno una reputazione negativa;
• il contenuto o la struttura del messaggio attivano i filtri antispam.

È importante capire che i moderni filtri antispam non prendono decisioni basandosi su un solo fattore. Analizzano numerosi segnali prima di stabilire se un messaggio sia affidabile.

Diagnosi

Prima di modificare la configurazione, esegui alcune semplici verifiche.

1. Invia un messaggio di prova a un indirizzo email esterno.
2. Verifica se arriva nella posta in arrivo oppure nella cartella spam.
3. Controlla le intestazioni del messaggio e verifica che SPF, DKIM e DMARC risultino corretti.
4. Confronta l'invio dal tuo programma di posta con l'invio effettuato tramite webmail.
5. Se sei cliente PRIMARI.NET, invia lo stesso messaggio da webmail.primari.net. Se dal webmail funziona correttamente ma da Outlook o dal telefono no, il problema è probabilmente legato alla configurazione del programma di posta e non al server.
6. Verifica che dalla tua casella non siano stati inviati messaggi che non riconosci.

Queste semplici verifiche permettono spesso di capire se il problema riguarda il computer, la casella di posta oppure la configurazione del dominio.

Soluzioni

La soluzione dipende dalla causa del problema.

Le azioni più comuni sono:

• correggere il record SPF del dominio;
• attivare DKIM;
• pubblicare una politica DMARC, iniziando dalla modalità di monitoraggio;
• configurare correttamente l'autenticazione SMTP nel programma di posta;
• cambiare la password della casella di posta in caso di sospetto accesso non autorizzato;
• rivedere il contenuto e la struttura del messaggio prima dell'invio.

Evita di modificare molte impostazioni contemporaneamente. È molto più semplice individuare la vera causa quando le modifiche vengono effettuate una alla volta.

Quando contattare PRIMARI.NET

Se, dopo queste verifiche, le tue email continuano a finire nella cartella spam, probabilmente è il momento di analizzare il problema in modo più approfondito.

PRIMARI.NET assiste regolarmente i propri clienti nella risoluzione di problemi relativi a:

• SPF;
• DKIM;
• DMARC;
• configurazione DNS;
• reputazione del server;
• configurazione dei programmi di posta;
• sicurezza delle caselle email.

Nessun provider può garantire che ogni email venga sempre accettata da tutti i destinatari, perché ogni organizzazione applica le proprie politiche di sicurezza e di filtraggio.

Tuttavia, una configurazione tecnica corretta riduce in modo significativo i problemi di consegna evitabili.

Se preferisci affidare la verifica a un tecnico esperto, PRIMARI.NET ti aiuterà a capire cosa sta succedendo, individuerà la causa più probabile e ti consiglierà la soluzione più sicura.