Pourquoi mes e-mails arrivent-ils dans le dossier spam ?

Réponse rapide

Vous envoyez un devis important à un client.

Ou une facture.

Ou tout simplement un e-mail que vous vous attendez à voir arriver dans sa boîte de réception.

Quelques heures plus tard, vous découvrez qu'il n'y est jamais arrivé. À la place, il se trouve dans le dossier spam.

Si cela vous est arrivé, ne vous inquiétez pas.

Dans la plupart des cas, votre serveur de messagerie fonctionne parfaitement. Le problème vient du fait que des services comme Gmail, Microsoft 365 ou Yahoo analysent de nombreux critères avant de décider si un message mérite d'apparaître dans la boîte de réception ou dans le dossier spam.

La bonne nouvelle, c'est que la plupart des causes les plus courantes peuvent être identifiées et corrigées.

Symptômes fréquents

Ce problème se manifeste généralement de l'une des façons suivantes :

• Certains clients reçoivent vos e-mails alors que d'autres ne les reçoivent jamais.
• Gmail classe vos messages dans le dossier spam.
• Outlook affiche des avertissements concernant l'expéditeur.
• Les e-mails envoyés depuis votre téléphone fonctionnent moins bien que ceux envoyés depuis le webmail.
• Vos devis ou vos factures n'arrivent jamais à destination.
• Le problème est apparu après un changement de fournisseur de messagerie, d'hébergement ou de configuration DNS.

Causes fréquentes

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un e-mail parfaitement légitime peut être considéré comme du spam.

Les plus fréquentes sont :

• votre domaine ne possède pas un enregistrement SPF correctement configuré ;
• DKIM n'est pas activé ou ne correspond pas à la configuration DNS ;
• aucune politique DMARC n'a été publiée, ou elle est incorrectement configurée ;
• votre boîte aux lettres a été compromise ou envoie un volume inhabituellement élevé de messages ;
• votre logiciel de messagerie utilise un serveur SMTP incorrect ;
• votre domaine ou votre serveur souffre d'une mauvaise réputation ;
• le contenu ou la structure du message déclenche les filtres antispam.

Il est important de comprendre que les filtres modernes ne prennent pas leur décision sur un seul critère. Ils analysent de nombreux éléments avant de faire confiance à un message.

Diagnostic

Avant de modifier votre configuration, effectuez quelques vérifications simples.

1. Envoyez un message de test vers une adresse e-mail externe.
2. Vérifiez s'il arrive dans la boîte de réception ou dans le dossier spam.
3. Consultez les en-têtes du message et vérifiez que SPF, DKIM et DMARC sont tous validés.
4. Comparez l'envoi depuis votre logiciel de messagerie avec un envoi effectué depuis le webmail.
5. Si vous êtes client de PRIMARI.NET, envoyez le même message depuis webmail.primari.net. Si l'e-mail fonctionne correctement depuis le webmail mais pas depuis Outlook ou votre téléphone, le problème provient probablement de la configuration locale de votre logiciel de messagerie plutôt que du serveur.
6. Vérifiez que votre boîte aux lettres n'a pas envoyé de messages que vous ne reconnaissez pas.

Ces vérifications permettent souvent de déterminer si le problème provient de votre ordinateur, de votre boîte aux lettres ou de la configuration de votre domaine.

Solutions

La solution dépendra de la cause exacte.

Les actions les plus courantes sont :

• corriger l'enregistrement SPF du domaine ;
• activer DKIM ;
• publier une politique DMARC, en commençant par un mode de surveillance ;
• configurer correctement l'authentification SMTP dans votre logiciel de messagerie ;
• modifier le mot de passe de la boîte aux lettres en cas de suspicion d'accès non autorisé ;
• revoir le contenu et la structure du message avant son envoi.

Évitez de modifier plusieurs paramètres en même temps. Il est beaucoup plus facile d'identifier la véritable cause lorsque les changements sont effectués progressivement.

Quand contacter PRIMARI.NET

Si, après ces vérifications, vos e-mails continuent d'arriver dans le dossier spam, il est probablement temps d'analyser le problème plus en profondeur.

Chez PRIMARI.NET, nous intervenons régulièrement sur des problèmes liés à :

• SPF ;
• DKIM ;
• DMARC ;
• la configuration DNS ;
• la réputation des serveurs ;
• la configuration des logiciels de messagerie ;
• la sécurité des boîtes aux lettres.

Aucun fournisseur ne peut garantir que chaque e-mail sera toujours accepté par tous les destinataires, car chaque organisation applique ses propres politiques de filtrage et de sécurité.

En revanche, une configuration technique correcte réduit très fortement les problèmes de distribution évitables.

Si vous préférez qu'un ingénieur expérimenté examine votre situation, PRIMARI.NET vous aidera à comprendre l'origine du problème, à identifier sa cause la plus probable et à mettre en œuvre la solution la plus sûre.